Política de privacidad

La sociedad INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.Scomprometida con el uso legal, el tratamiento de acuerdo con los fines establecidos y la seguridad y privacidad de la información que recolecte, almacene, use, circule o suprima, que contenga datos personales y en cumplimiento del mandato legal, establecido en la Constitución Política de Colombia (arts. 15 y 20), la Ley 1581 de 2012 «por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales» y el Decreto 1377 de 2013 «por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012» y al compromiso empresarial en cuanto al tratamiento de la información, establece medidas generales para garantizar los niveles de seguridad y privacidad adecuados para la protección de datos personales, con el fin de evitar posibles adulteraciones, pérdidas, consultas, usos o accesos no autorizados, aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que administre INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.S y cuyo titular sea una persona natural.

DEFINICIONES

• Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular, para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de datos. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la ley 1266 de 2008.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Datos privados. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
• Encargado del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Transferencia. La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para obtener la autorización de los titulares, efectuar el tratamiento de los datos personales, las finalidades de uso, los derechos que le asisten a sus titulares, los canales de atención, así como los procedimientos internos para el tratamiento.

ALCANCE

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.S, quien actúa como responsable del tratamiento de datos personales.

Todo el personal, contratistas y terceros que tengan relación con INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.Sy que ejerzan tratamiento sobre las bases de datos personales, deben cumplir con esta política y los procedimientos establecidos para el tratamiento de los datos personales.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

CARGO ENCARGADO	CORREO ELECTONICO	CELULAR
LIDER DE TRADE MARKETING	trademarketing@chicsfashion.com.co	317 657 7877
LIDER DE GESTIÓN HUMANA Y SST.	gestionhumanasst@chicsfashion.com.co	317 400 7427

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.S realiza la recolección, recepción, almacenamiento, uso, circulación, supresión, procesamiento, compilación, transferencia o transmisión con entidades públicas o privadas con las que se tienen contratos, acuerdos o convenios para que provean servicios a INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.S. 

El tratamiento específico para cada base de datos personales debe ser definido, autorizado previamente, registrado y comunicado al titular de la información.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.Srealiza el tratamiento de datos personales con las siguientes finalidades:

• Cumplir con los objetivos y funciones establecidas en el decreto 4108 de 2011, Ley 1562 de 2012, Ley 1610 de 2013 y las establecidas en las demás disposiciones legales vigentes.
• Gestionar de manera oportuna y clara las solicitudes y consultas realizadas por las partes interesadas de INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.S relacionadas con la información general sobre lo misional, productos, procesos, procedimientos y mecanismos de comunicación.
• Dar respuestas a consultas, reclamos, solicitud de actualización, rectificación o supresión de datos, y revocatorias de la autorización. 
• Registrar la información de datos personales en las bases de datos de INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.S, con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos estadísticos.
• Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.
• Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
• Publicar, soportar, realizar informes, mediante el registro fotográfico, grabación de video o audio de los programas, eventos, capacitaciones realizadas por INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.Sen cumplimiento de sus objetivos y funciones.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL PERSONAL.

INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.Srealiza el tratamiento de información personal del personal y su núcleo familiar con la finalidad de cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones laborales. Tales finalidades incluyen:

• Contratar personal.
• Cumplir con los objetivos y actividades establecidas en el Programa de Capacitación y Bienestar Laboral para el personal y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).
• Cumplir con los objetivos y actividades establecidas en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
• Elaborar la nómina del personal y liquidación de las prestaciones económicas del personal retirado de INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.Sy sus novedades (se incluyen, entre otras, ingresos, retiros, licencias no remuneradas, licencias por enfermedad, reubicaciones, encargos, coordinaciones, primas, vacaciones, horas extras, cambios pensión, etc.)
• Expedir las certificaciones y las Historias laborales del personal.
• Realizar actividades administrativas relacionadas con expedición de carnet, asignación de usuarios para acceso a los Sistemas de Información, registro de acceso en áreas seguras, registro de préstamo de documentos, Teletrabajo o Trabajo remoto, entre otras.
• Publicar internamente, soportar, realizar informes, mediante el registro fotográfico, grabación de video o audio de las eventos y capacitaciones realizados por INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.S. 

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CONTRATISTAS.

INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.Srealiza el tratamiento de información personal de los contratistas directos o empleados de empresas que prestan servicios con la finalidad de cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones contractuales. Tales obligaciones incluyen:

• Realizar actividades administrativas relacionadas con la expedición de carnet, asignación de usuarios para acceso a los Sistemas de Información, registro de acceso en áreas seguras, registro de préstamo de documentos, entre otras.
• Expedir certificados de contratistas de INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.S.
• Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
• Publicar internamente, servir como soporte, realizar informes, mediante el registro fotográfico, grabación de video o audio de las eventos y capacitaciones realizadas por INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.S.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PERSONAL RETIRADO 

INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.S realiza el Tratamiento de información personal del Personal Retirado con las siguientes finalidades:

• Servir como base para la expedición de los certificados laborales de que trata el Artículo 57, numeral 7° del Código Sustantivo del Trabajo, a solicitud del Personal Retirado.
• Servir como histórico para las solicitudes de pensión, historia clínica ocupacional y otras asimiladas.

DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el responsable o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES.

INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.Sha designado al Área de Gestión Comercial y Gestión Humana y SST, como área encargada de recibir las solicitudes de consulta, actualización, rectificación, revocatoria y supresión de datos personales; y redireccionar las mismas a los respectivos responsables dentro de la empresa, para esto ha establecido los siguientes medios para la presentación de solicitudes:

CARGO ENCARGADO	CORREO ELECTONICO	CELULAR
LIDER DE TRADE MARKETING	trademarketing@chicsfashion.com.co	317 657 7877
LIDER DE GESTIÓN HUMANA Y SST.	gestionhumanasst@chicsfashion.com.co	317 400 7427

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES

Para facilitar el ejercicio de los derechos que la ley 1581 de 2012 “por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” reconoce a los titulares, causahabientes, representante y/o apoderado, a favor de otro y a las personas que estén facultadas para representar a los niños, niñas y adolescentes, INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.S pone a disposición los mecanismos para que se puedan ejercer los derechos sobre los datos personales a los cuales realiza tratamiento.

Derecho de acceso

El derecho de acceso permite al interesado conocer y obtener gratuitamente información sobre sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Es uno de los derechos que la ley 1581 de 2012 reconoce a las personas para que pueda controlar por sí mismo el uso que se hace de sus datos personales, y en particular, el derecho a obtener información sobre si están siendo objeto de tratamiento y, en su caso, la finalidad de este, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas de los mismos.

En caso de que se actúe como causahabientes, representante y/o apoderado deberá aportarse, además del documento de identidad un documento que acredite tal calidad.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En el supuesto de que la solicitud no reúna los requisitos formales que exige la normativa en materia de protección de datos, se solicitará al interesado la subsanación de estos, con el fin de poder atender su derecho de acceso.

Derecho de actualización, rectificación 

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos que son objeto de tratamiento por INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.S debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo.

La solicitud de reclamo debe ser dirigida a INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.S o a los encargados del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El beneficiario puede solicitar la rectificación de los datos que considere inexactos o incompletos, debiendo aportar a tal efecto los documentos avalen su pretensión e indicar los datos que considere incorrectos o inexactos. Igualmente, el beneficiario puede solicitar la modificación o actualización de sus datos en el Fichero.

Derecho de supresión de datos

El titular o sus causahabientes de los datos personales tiene el derecho de solicitar a INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.S la supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:

1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.S. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.Spodrá negar el ejercicio del mismo cuando:

1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.So sus encargados, de acuerdo con el artículo 16 de la ley 1581 de 2012.

DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADOS

INDUSTRIA CHIC’S FASHION S.A.Scomo responsable de la información tiene el deber de:

1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2. Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del tratamiento de información.
3. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
4. Todas las responsabilidades señaladas en el art. 17 y el art. 18 de la Ley 1581 de 2012 “Deberes de los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento”. 

VIGENCIA

Esta Política de Protección de Datos Personales ha sido aprobada y adoptada por la Gerencia General en sesión del 27 de agosto de 2024 y con vigencia desde su aprobación.

El periodo de vigencia de las bases de datos de información de carácter personal será de acuerdo con el término de duración de la empresa, establecido en la presente.